ecoDMS

ecoDMS ist ein dynamisches und leistungsstarkes Dokumenten-Management-System (DMS) zur digitalen Archivierung, Verwaltung, Automatisierung und schnellen Wiederauffindung von Dokumenten aller Art – von Rechnungen über Verträge bis hin zu E-Mails und Office-Dateien. Die Software kombiniert zentrale Archivierung, automatisierte Abläufe, revisionssichere Speicherung und flexible Nutzungsmöglichkeiten in einem System, das sowohl für Einzelpersonen als auch für Selbständige, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) geeignet ist.

Welche Funktionen und Merkmale bietet ecoDMS?

  • Archivierung beliebiger Dokumenttypen: PDFs, Office-Dokumente (Word, Excel etc.), E-Mails, Bilder, Verträge, Rechnungen, Lieferscheine, Zeichnungen, Textdateien und viele andere Formate sind möglich. 

  • Digitale und revisionskonforme Archivierung: ecoDMS speichert alle Daten sicher in Containern und einer Datenbank (z. B. PostgreSQL), also nicht einfach als Dateien im Dateisystem. Damit bietet es eine revisionssichere Archivlösung.

  • OCR / Volltextindizierung: Eingescannte Dokumente sowie viele Dateitypen werden automatisch per OCR (Texterkennung) durchsuchbar gemacht. So kann man Inhalte durchsuchen wie bei einer Google-Suche. 

  • Intelligente Klassifizierung & Automatisierung: Mit sogenannten Templates / Vorlagen kann ecoDMS Dokumente automatisch klassifizieren und archivieren – z. B. Rechnungen, Lieferscheine, Verträge etc. So entfällt viel manuelle Zuordnung. 

  • Flexible Benutzer- und Rechte­verwaltung: Nutzer und Gruppen können angelegt werden, mit Zugriffsrechten, LDAP bzw. Active Directory Integration — ideal für Teams und Unternehmen.

  • Versionierung & Historie: ecoDMS speichert Versionen von Dokumenten und protokolliert Änderungen, sodass man ältere Versionen bei Bedarf wiederherstellen kann. 

  • Plattformunabhängig & flexibel einsetzbar: Der Server kann auf verschiedenen Betriebssystemen laufen (Windows, Linux-Distributionen, Docker, NAS-Systemen). Clients gibt es für Desktop, Web und mobile Geräte. Damit ist ein Zugriff von praktisch überall möglich. 

  • PDF-Funktionen & Office/E-Mail-Integration: Mitgelieferte Tools wie ein PDF/A-Drucker erlauben das „Archivieren“ direkt aus beliebiger Software. Plugins für gängige Office-Programme und E-Mail-Clients (z. B. Outlook, Thunderbird) sind verfügbar. 

  • Backup & Restore: Für Datensicherheit stehen Funktionen zur Sicherung und Wiederherstellung aller archivierten Dokumente bereit. 

  • Flexible Skalierung: Ob Einzelplatzinstallation, kleines Büro oder größeres Unternehmen — ecoDMS lässt sich entsprechend der Anforderungen konfigurieren und skalieren. 

Welche Vorteile bietet ecoDMS?
  • Zeitersparnis und Effizienz: Durch zentrale Archivierung, schnelle Suche und automatische Klassifizierung reduzieren Selbständige den Aufwand für manuelle Ablage und langwierige Dokumentensuche erheblich.
  • Kosten- und Ressourceneffizienz: ecoDMS verzichtet auf hohe laufende Abonnementkosten – es gibt ein transparentes Lizenzmodell mit einmaligen Kosten und optionalen Update-Zeiträumen, was Budgetplanung erleichtert.
  • Rechts- und Steuerkonformität: Auch Ein-Personen-Unternehmen müssen steuer- und datenschutzkonform archivieren. ecoDMS unterstützt bei der Einhaltung von Anforderungen wie GoBD und DSGVO.
  • Einfache Digitalisierung: Rechnungen, Quittungen oder Post können problemlos gescannt und digital archiviert werden – ideal für Selbständige, die papierbasierte Abläufe minimieren möchten.
  • Platz- und Papierersparnis: Digitales Archivieren reduziert physischen Papierbedarf, was nicht nur Platz spart, sondern auch nachhaltiger ist.
  • Skalierbarkeit: ecoDMS lässt sich sowohl als Einzelplatzlösung als auch als Client-Server-Installation für mehrere Benutzer einsetzen, wodurch es mit dem Unternehmen mitwachsen kann.
  • Bessere Zusammenarbeit: Teams können gleichzeitig auf Dokumente zugreifen, bearbeiten und Workflows nutzen, was die Zusammenarbeit und interne Prozesse erheblich verbessert.
  • Standardisierung von Prozessen: Einheitliche Archiv- und Klassifizierungsregeln schaffen strukturierte Arbeitsprozesse und erleichtern die Einarbeitung neuer Mitarbeitender.
  • Datensicherheit & Rechtevergabe: Detaillierte Rechte- und Rollenvergabe sowie verschlüsselte Speicherung minimieren Sicherheitsrisiken und kontrollieren den Zugriff auf sensible Daten.
  • Verbesserte Compliance: Gerade für KMU mit wachsender Dokumentenflut sind revisionssichere Abläufe und Audit­tauglichkeit essenziell – ecoDMS unterstützt dies standardmäßig.
  • Integration in bestehende Systeme: Die Möglichkeit, ecoDMS mit E-Mail- und Office-Programmen zu verbinden, sowie über Plugins weitere Software zu integrieren, macht es flexibel und anpassbar an bestehende IT-Landschaften.
Für wen eignet sich ecoDMS besonders gut?

  • ecoDMS ist aus meiner Sicht besonders geeignet für:

    • Kleine und mittlere Unternehmen, die Dokumente digitalisieren, zentral archivieren und verwalten wollen — ohne teure Cloud-Abonnements.

    • Selbstständige und Freiberufler, die eine revisionssichere, überschaubare Dokumentenablage benötigen.

    • Privatpersonen, die ihre Unterlagen (Rechnungen, Verträge, Steuerbelege etc.) digital verwalten und langfristig sicher archivieren möchten.

    • Organisationen oder Gruppen mit mehreren Nutzern, wo Rechte- bzw. Gruppenverwaltung sowie gemeinsame Dokumentenablage sinnvoll sind.

    • Alle, die Wert auf Datenschutz, Datenkontrolle und eigene Infrastruktur legen — da ecoDMS lokal bzw. auf eigenem Server/NAS betrieben werden kann.