Für Privatpersonen werden die beiden Ausbaustufen Microsoft 365 Single und Family angeboten. Enthalten sind dort die Office-Programme Word, Excel, PowerPoint und Outlook, die einerseits lokal auf dem PC installiert und andererseits als Webanwendung über den Internetbrowser genutzt werden können. Darüber hinaus sind 1 TB Cloudspeicher, den Microsoft OneDrive nennt,  zur Datenspeicherung im Abo enthalten, die für Dokumente oder Backups genutzt werden können. Ein Teil der Anwendungen stehen auch für iOS und Android zur Verfügung und erlauben eine native Nutzung auf mobilen Endgeräten (Mobiltelefon / Tablet).

Microsoft 365 Family ist für eine Nutzung von bis zu 6 Personen konzipiert, von denen jede Person jeweils 1 TB Cloudspeicher erhält und eine Zusammenarbeit der teilnehmenden Familienmitglieder ermöglicht.

Für KMU’s gibt es die Ausbaustufen Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, Business Premium und Apps for Business.

Microsoft 365 Business Basic beinhaltet die Web- und Mobile-Versionen der Office-Apps (Word, Excel, PowerPoint, Outlook), jedoch keine Office-Apps für die lokale Installation auf dem PC oder Mac. Darüber hinaus ist mit Exchange Online ein E-Mailserver im Paket enthalten, der die E-Mailverteilung im Unternehmen steuert. Die Lizenzierung der Software erfolgt pro Benutzer im Unternehmen, der Zugriff auf die Applikationen haben soll. Jeder Benutzer kann zusätzlich diverse Cloudapplikationen wie Teams und SharePoint, sowie 1 TB Cloudspeicher nutzen, den Microsoft OneDrive nennt. Jeder Nutzer erhält ein E-Mail-Postfach mit einer Speicherkapazität von 50 GB. Auch Sammelpostfächer für den zentralen Posteingang des Unternehmens oder Abteilungspostfächer können eingerichtet werden.

Microsoft 365 Business Standard beinhaltet alle Funktionen von Microsoft 365 Business Basic und zusätzlich die Office Apps zur lokalen Installation auf dem PC oder Mac. Es stellt damit die am häufigsten gewählte Ausbaustufe für die Nutzung in kleinen und mittleren Unternehmen dar.

Nutzer der kaufmännischen Softwarelösung Sage 50 Connected können Microsoft 365 Business Standard direkt über Sage mit monatlicher oder jährlicher Zahlweise (abhängig von der gewählten Zahlungsweise für Sage 50 Connected) zubuchen. Der Vorteil ist, dass die Konfiguration der Schnittstelle für den Datenaustausch von Kunden- und Belegdaten, sowie für das Online-Backup auf Microsoft OneDrive ohne Mehrpreis über Sage erfolgt. Andere Ausbaustufen von Microsoft 365, die nicht von Sage angeboten werden, können ebenfalls verwendet werden. Hier wird allerdings eine einmalige Pauschale für die Verbindung der beiden Produkte von Sage berechnet.

Microsoft 365 Business Premium beinhaltet alle Funktionen von Microsoft 365 Business Standard und bietet zusätzliche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen, wie ein zentrales Geräte- und App-Management über Microsoft Intune, einen erweiterten Identitäts- und Zugriffs-Schutz über Azure-AD, sowie erweiterte Sicherheitsfunktionen über Microsoft Defender for Business (Schutz vor Ransomware, Malware, Phishing im Bereich E-Mailverkehr und auf den verwendeten Endgeräten). Darüber hinaus ist Microsoft 365 Business Premium die einzige Ausbaustufe für KMU’s, die eine Installation der Office-Apps auf einem Terminalserver erlaubt.

Microsoft 365 Apps for Business beinhaltet nur die Office-Apps für den PC oder Mac, aber keine E-Mail- und Clouddienste und ist für Unternehmen gedacht, die ansonsten bereits über eine bestehende E-Mail- und Serverinfrastruktur verfügen.

Die 4 Ausbaustufen für KMU’s können in Unternehmen für bis zu 300 Benutzer eingesetzt werden. Für größere Installationen stehen die Pakete für Großunternehmen zur Verfügung. Dort gibt es keine Beschränkungen hinsichtlich der Anzahl von Lizenzen.

Für Großunternehmen gibt es die Ausbaustufen E3, E5 und F3.

Microsoft 365 E3 und E5 entsprechen in etwa dem Leistungsumfang von Microsoft 365 Business Standard (= E3) und Business Premium (= E5). Unterschiede zu den KMU-Plänen bestehen darin, dass pro Nutzer ein größeres E-Mail-Postfach (100 anstatt 50 GB) und erweiterte E-Mail-Archivierungsfunktionen zur Verfügung stehen. Beide Pläne ermöglichen zudem eine Installation der Office-Apps auf einem Terminalserver. Darüber hinaus wird eine Windows Pro-Lizenz auf dem Endgerät des jeweiligen Benutzers auf Windows 11 Enterprise erweitert.

Wichtig: Microsoft 365 E3/E5 kann nicht dazu genutzt werden, um einen PC ohne Betriebssystemlizenz mit Windows 11 auszustatten. Der PC muss bereits über eine Microsoft Windows 10 oder 11 Pro-Lizenz verfügen.

Zudem bieten beide Pläne zusätzliche Web-Applikationen, die eher für Großunternehmen interessant sind, wie z.B. Microsoft Purview (Datenklassifizierung / Aufbewahrungsrichtlinien) Microsoft Stream (Erweiterte Videofunktionen für Life-Events), Microsoft Viva Engage Premium (Internes soziales Netzwerk mit zusätzlichen Führungs- und Analysefunktionen), umfangreichere Nutzungsrechte für Konnektoren zu anderen Programmen, Power BI (Pro – nur E5) Datenvisualisierung und Business Intelligence, Microsoft Teams Phone (nur E5) erweitert Microsoft Teams in eine Telefonanlage und mehr.

Microsoft 365 F3 ist ein Plan mit abgespeckten Funktionen für sogenannte Frontline Worker (Mitarbeiter in Produktion, Service, Einzelhandel oder im Außendienst), die keinen festen Arbeitsplatz-PC haben, aber dennoch in digital in die Unternehmensprozesse eingebunden werden müssen. Hier fehlen zum Beispiel die Desktop-Applikationen (wie Word, Excel, PowerPoint). Auch das E-Mail-Postfach und der OnlineSpeicher OneDrive ist mit einer Kapazität von jeweils 2 GB deutlich kleiner.

Selbstverständlich können auch kleinere Unternehmen die Enterprise-Lizenzen nutzen, wenn die dort verfügbaren erweiterten Funktionen benötigt werden. Die Lizenzkosten sind allerdings auch merklich höher, als für die Ausbaustufen im KMU-Segment.

Ja, eine Erweiterung um KI-Funktionen ist optional (gegen Aufpreis) mit Microsoft Copilot Business möglich. Es integriert die Technologie hinter ChatGPT direkt in Microsoft 365 Apps und greift dabei sicher auf Ihre internen Unternehmensdaten zu. Im Gegensatz zum kostenlosen Copilot im Web bietet die Business-Version Datenschutz auf Unternehmensebene: Ihre Daten werden nicht zum Training der KI-Modelle verwendet und bleiben innerhalb Ihres Firmen-Tenants.

Die wichtigsten Funktion:

• Outlook: Fasst lange E-Mail-Threads zusammen, entwirft Antwort-E-Mails und hilft beim „Aufräumen“ des Posteingangs.
• Teams: Erstellt Meeting-Zusammenfassungen in Echtzeit, listet offene To-dos auf und beantwortet Fragen zu verpassten Besprechungsinhalten.
• Word: Schreibt erste Entwürfe basierend auf Notizen, fasst Dokumente zusammen oder schreibt Texte in einem anderen Stil um.
• PowerPoint: Erstellt komplette Präsentationen aus einem Word-Dokument oder einer einfachen Textbeschreibung (inkl. Design).
• Excel: Analysiert Daten, erstellt Formeln auf Zuruf und visualisiert Trends in Diagrammen (derzeit primär in englischer Sprache stabil).
• Copilot Chat: Ein unternehmensweiter Chat, der E-Mails, Chats und Dokumente durchsucht, um Fragen zu beantworten (z.B. „Was ist der aktuelle Stand beim Projekt XY?“).

Microsoft 365 ist ein Abo-Modell und kann einerseits direkt über Microsoft gebucht werden. Für die Buchung stehen dort monatliche oder jährliche Zahlweisen (jährlich mit Preisvorteil) zur Verfügung. Nach der Buchung erhalten Sie einen Zugang zum Webportal office.com über das die Webanwendungen zur Verfügung und die PC-Anwendungen zum Download bereitgestellt werden.

Andererseits können Sie Zugänge für Endverbraucher über diverse Elektronikmärkte oder Internetshops erwerben. Der Vertrieb der Business- und Enterprise-Lizenzen erfolgt üblicherweise über die großen Cloud Solution Provider (CSP), über IT-Systemhäuser oder über Microsoft Fachhandelspartner.

Dort werden zumeist Abonnements mit jährlicher Laufzeit und mit Preisvorteilen gegenüber der Direktbuchung bei Microsoft angeboten.

Die Kosten für die Microsoft 365 Business Lizenzen (alle Stand 12/2025) entnehmen Sie der folgenden Aufstellung. Die Preise unterscheiden sich ja nach Zahlungsweise (monatlich oder jährlich im Voraus), ob die Lizenz ohne oder inkl. Microsoft Teams bzw. ohne oder inkl. dem KI-Assistenten Copilot Business gebucht wird. Alle Preise verstehen sich in Euro zzgl. 19 % MwSt bei Direktbezug über Microsoft. 

Microsoft 365 Business Basic:

• ohne Teams, jährliche Abrechnung: 4,10
• ohne Teams, monatliche Abrechnung: 4,92
• mit Teams, jährliche Abrechnung: 5,60
• mit Teams, monatliche Abrechnung: 6,72
• ohne Teams, mit Copilot Business, jährliche Abrechnung: 23,80
• mit Teams, mit Copilot Business, jährliche Abrechnung: 25,30

Microsoft 365 Business Standard:

• ohne Teams, jährliche Abrechnung: 8,70
• ohne Teams, monatliche Abrechnung: 10,44
• mit Teams, jährliche Abrechnung: 11,70
• mit Teams, monatliche Abrechnung: 14,04
• ohne Teams, mit Copilot Business, jährliche Abrechnung: 28,40
• mit Teams, mit Copilot Business, jährliche Abrechnung: 31,40

und für

Microsoft 365 Business Premium:

• ohne Teams, jährliche Abrechnung: 17,60
• ohne Teams, monatliche Abrechnung: 21,12
• mit Teams, jährliche Abrechnung: 20,60
• mit Teams, monatliche Abrechnung: 24,72
• ohne Teams, mit Copilot Business, jährliche Abrechnung: 37,20
• mit Teams, mit Copilot Business, jährliche Abrechnung: 40,30